Zbyt duża liczba podwykonawców w logistyce – jak uprościć procesy i ograniczyć koszty?

Rozbudowana sieć dostawców usług logistycznych może być postrzegana jako dowód elastyczności i sposób na ograniczenie zależności od jednego partnera. Przy większej liczbie dostawców łatwo jednak o dodatkowe koszty i problemy z koordynacją. Wiele umów, różnych opiekunów, odmienne standardy raportowania i brak jednego punktu odpowiedzialności utrudniają sprawne zarządzanie procesami. Z czasem prowadzi to do chaosu operacyjnego, który wpływa na codzienną pracę i utrudnia kontrolę nad całym łańcuchem logistycznym. W tym artykule pokazujemy, jak uprościć procesy logistyczne, lepiej uporządkować współpracę z dostawcami i ograniczyć koszty związane z obsługą wielu partnerów.

• Jak firmy gromadzą zbyt wielu podwykonawców logistycznych?
• Ukryte koszty rozproszonej obsługi logistycznej
• Sygnały, że model wielu podwykonawców przestał się sprawdzać
• Konsolidacja usług logistycznych jako odpowiedź na rozproszenie
• Na co zwrócić uwagę przy wyborze operatora konsolidującego?
• FAQ

Jak firmy gromadzą zbyt wielu podwykonawców logistycznych?

W większości przypadków fragmentacja łańcucha dostaw nie jest efektem świadomej decyzji, lecz konsekwencją dynamicznego rozwoju firmy. Kolejni dostawcy pojawiają się ad hoc: jeden przewoźnik dla przesyłek paletowych, drugi dla kurierskich, osobny magazyn dla e-commerce, jeszcze inny partner dla dystrybucji do sieci handlowych. Do tego dochodzą podmioty odpowiedzialne za pakowanie, konfekcjonowanie czy obsługę zwrotów.

Brak centralnej polityki zakupowej i punktowe rozwiązywanie problemów operacyjnych sprawiają, że lista partnerów rośnie szybciej niż zdolność firmy do ich koordynacji. W efekcie w wielu przedsiębiorstwach obsługa logistyczna opiera się na kilkunastu lub kilkudziesięciu umowach, fakturach i punktach kontaktu, których nikt nie kontroluje w całości.

Ukryte koszty rozproszonej obsługi logistycznej

Największym problemem nie są jednostkowe stawki poszczególnych dostawców, lecz dodatkowe koszty związane z koordynacją wielu partnerów. Czas menedżerów poświęcany na kontakt z dostawcami, weryfikację faktur, wyjaśnianie nieprawidłowości czy uzgadnianie sposobu raportowania stanowi realne obciążenie dla firmy. Takie koszty często nie są uwzględniane przy porównywaniu ofert, choć w skali całego procesu mogą mieć istotny wpływ na jego rentowność.

Rozproszona obsługa logistyczna może powodować m.in.:

• konieczność pracy z różnymi systemami IT i formatami danych,
• dodatkowy czas potrzebny na przekazywanie informacji między dostawcami,
• różne procedury reklamacyjne i standardy obsługi,
• trudności w porównywaniu wyników i monitorowaniu wspólnych KPI,
• problemy z ustaleniem odpowiedzialności za opóźnienia, uszkodzenia czy błędy w kompletacji.

Im więcej podmiotów uczestniczy w procesie, tym więcej pojawia się punktów wymagających koordynacji. Każdy z nich może oznaczać dodatkową komunikację, opóźnienia lub ryzyko utraty ważnych informacji. W efekcie firma może ponosić wyższe koszty obsługi, nawet jeśli stawki poszczególnych dostawców na pierwszy rzut oka wydają się korzystne.

Obsługujesz wielu podwykonawców logistycznych? Sprawdź, jak Promont może uprościć procesy magazynowe i przejąć ich kompleksową obsługę.

Sygnały, że model wielu podwykonawców przestał się sprawdzać

Problemy związane z fragmentacją zwykle narastają stopniowo, aż stają się zbyt kosztowne, by je ignorować. W codziennej pracy widać kilka konkretnych sygnałów, które warto potraktować jako ostrzeżenie:

• rosnąca liczba reklamacji od klientów końcowych, których źródła trudno jednoznacznie ustalić,
• nieczytelne rozliczenia i regularne rozbieżności między fakturami a rzeczywistym zakresem usług,
• brak możliwości szybkiego skalowania operacji w sezonach szczytowych,
• konieczność angażowania dodatkowych osób wyłącznie do koordynacji dostawców.

Jeśli którykolwiek z tych sygnałów pojawia się regularnie, model rozproszony przestał być elastycznością, a stał się barierą rozwoju.

Konsolidacja usług logistycznych jako odpowiedź na rozproszenie

Konsolidacja usług logistycznych nie oznacza automatycznego przejścia na jednego dostawcę z dnia na dzień. W praktyce najczęściej realizowana jest etapami: najpierw łączone są procesy najbardziej zbliżone, takie jak magazynowanie i kompletacja, a następnie dołączane są kolejne obszary, w zależności od potrzeb i możliwości danego operatora.

Docelowym modelem może być logistyka kontraktowa, w której jeden operator przejmuje odpowiedzialność za całość lub określoną część procesów logistycznych. W przypadku procesów magazynowych oznacza to możliwość powierzenia jednemu partnerowi m.in. składowania, kompletacji, konfekcjonowania, etykietowania czy innych usług wartości dodanej. Taki model zapewnia jeden punkt kontaktu w zakresie powierzonych procesów, spójny model wymiany danych i raportowania oraz bardziej przewidywalny sposób rozliczeń. Outsourcing procesów logistycznych pozwala również uwolnić zasoby wewnętrzne, wcześniej pochłaniane przez bieżącą koordynację wielu dostawców.

Kompleksowe usługi magazynowe w ramach jednego centrum usług logistycznych obejmują dziś nie tylko składowanie, lecz również konfekcjonowanie, etykietowanie, kompletację, cross-docking i inne usługi wartości dodanej. Dzięki temu firma może skoncentrować znaczną część operacji magazynowych u jednego partnera, zachowując jednocześnie możliwość współpracy z wyspecjalizowanymi przewoźnikami w zakresie transportu i dystrybucji. Taki model pozwala uporządkować procesy i ograniczyć liczbę punktów wymagających codziennej koordynacji.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze operatora konsolidującego?

Wybór operatora, który przejmie zadania wcześniej rozdzielone między kilku podwykonawców, wymaga szerszego spojrzenia niż porównanie pojedynczych stawek. Kluczowe jest sprawdzenie, czy wybrany partner ma odpowiednie zaplecze, doświadczenie i możliwości technologiczne, aby sprawnie obsłużyć powierzone mu procesy magazynowe.

Przy wyborze operatora warto zwrócić uwagę na:

• Doświadczenie – znajomość specyfiki branży i obsługa firm o podobnym profilu pozwalają lepiej dopasować model współpracy do potrzeb przedsiębiorstwa.
• Zaplecze magazynowe i infrastrukturalne – odpowiednia powierzchnia magazynowa, doki, wyposażenie oraz możliwość obsługi różnych rodzajów towarów są podstawą sprawnej realizacji procesów.
• Technologię i integrację systemów – możliwość połączenia systemów operatora z rozwiązaniami wykorzystywanymi przez firmę ułatwia wymianę danych i bieżące monitorowanie procesów.
• Elastyczność – operator powinien być przygotowany na zmiany wolumenu, sezonowe wzrosty zamówień oraz inne sytuacje wymagające szybkiego dostosowania zasobów magazynowych.
• Zakres obsługi – im więcej procesów magazynowych może przejąć jeden partner, tym mniej czasu firma musi poświęcać na koordynowanie wielu podwykonawców.

Konsolidacja procesów magazynowych u jednego operatora może ograniczyć koszty koordynacji, skrócić czas reakcji na problemy i ułatwić kontrolę nad powierzonym obszarem. Firma zyskuje również jeden punkt kontaktu w zakresie obsługi magazynowej, co upraszcza komunikację i pozwala skupić więcej uwagi na sprzedaży oraz rozwoju biznesu.

Chcesz dowiedzieć się, ile możesz zaoszczędzić, konsolidując procesy magazynowe u jednego operatora? Skontaktuj się z nami i umów bezpłatną konsultację.

FAQ